Celem każdego urzędu jest wypełnianie zadań nałożonych przez ustawodawcę. Wiąże się to często z dostępem do informacji stanowiących tajemnicę, a więc wiedzę, która z różnych względów nie powinna być powszechnie znana.
Ustawodawca w przepisach ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 756 ze zm.) szczegółowo reguluje zagadnienia związane z ochroną tak sklasyfikowanej wiedzy i zasad postępowania. To sprawia, że osoby stykające się z tego rodzaju informacjami muszą przestrzegać określonych procedur i w razie ich naruszenia podlegają odpowiedzialności karnej.
W tym artykule zajmiemy się pozostałymi rodzajami tajemnic, które występują w urzędzie, a których naruszenie powoduje konsekwencje dla pracownika wynikające z przepisów prawa pracy i prawa urzędniczego.
Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji
Na początku należy wskazać na ogólną normę prawną dotyczącą opisywanego zagadnienia, jaką jest art. 100 § 2 pkt 4 i 5 kp. Wynika z niego, że każdy pracownik jest zobowiązany przede wszystkim do zachowywania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, oraz przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach. Niestety ustawodawca nie definiuje, czym są tajemnice, których musi przestrzegać pracownik, i jakie są ich rodzaje. Mamy tylko już wskazane rozbudowane przepisy dotyczące informacji niejawnej.
W typowych ustawach regulujących zasady funkcjonowania jednostek sfery budżetowej można przykładowo wyróżnić przepisy:
- ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2022 r., poz. 1691 ze zm.), w której w art. 76 ust. 1 pkt 5 zobowiązuje się każdego członka korpusu służby cywilnej do dochowywania tajemnicy ustawowo chronionej;
- ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. DzU z 2022 r., poz. 530), z której wynika, że na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 i 4 do obowiązków pracownika samorządowego należy w szczególności: udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania, a także dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej;
- ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 1917) – w art. 17 ust. 2 pkt 5 wskazano, że urzędnik jest zobowiązany dochowywać tajemnicy związanej z wykonywaniem swoich obowiązków;
- ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 577), w której w art. 6 pkt 3 wskazano, że pracownik jest zobowiązany dochowywać tajemnicy prawnie chronionej.
Tego rodzaju przepisów można wskazać więcej w odniesieniu do różnych instytucji państwowych. Oczywiście istnieją również tzw. tajemnice zawodowe związane np. z wykonywaniem zawodu lekarza. Jednak pomijając dosyć szczegółowe zasady postępowania z informacjami niejawnymi, trzeba podkreślić, że istnieją też inne tajemnice, które pracownik powinien chronić, tzn. nie może ich ujawniać nieuprawnionym osobom. Jest to związane ze specyfiką danego urzędu. Będzie to także dotyczyło informacji związanych z przetargami, posiadanymi danymi, które odnoszą się do podmiotów komercyjnych, a w razie ujawnienia mogą osłabiać ich konkurencyjność, i wreszcie z danymi osobowymi obywateli, które są w posiadaniu danego urzędu, a które z wielu różnych powodów powinny
być chronione.
Rodzaj informacji chronionych
Przepisy prawa pracy nie nakładają wymagań formalnych na pracodawcę w zakresie zasad określania, jakiego rodzaju informacje stanowią tajemnicę chronioną w jednostce budżetowej (z wyjątkiem przepisów o informacjach niejawnych).
Zgodnie z art. 94 pkt 1 kp pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków.
Zatem przekazanie przez pracodawcę tego rodzaju informacji w formie ustnej jest również wiążące dla pracownika. Może to jednak wywoływać ewentualne problemy dla pracodawców w przypadku postępowania, którego celem jest pociągnięcie pracownika do jakiejkolwiek odpowiedzialności za ujawnienie tajemnicy. To na pracodawcy będzie wówczas spoczywał ciężar dowodu wykazania, że przekazał pracownikowi dokładną informację o danych, które były objęte tajemnicą, a także o zasadach postępowania w tym zakresie. Dlatego w literaturze uznaje się, że pracodawca może określić zasady zachowania w tajemnicy informacji dotyczących podmiotu1. W szczególności będzie mogło to być związane z wydawaniem różnego rodzaju regulaminów, procedur, obwieszczeń, zakresów obowiązków. Określenie tego rodzaju zasad jest uznawane za skonkretyzowanie obowiązków pracowniczych i należy je kwalifikować jako polecenie zbiorcze, podobnie jak tzw. zakresy obowiązków [2].
Trzeba podkreślić kluczową rolę tego rodzaju przepisów wewnątrzzakładowych, które powinny precyzyjnie określać zarówno to, co jest przedmiotem tajemnicy, jak i zasady postępowania z tego rodzaju informacjami. W praktyce będzie to niezbędne do podejmowania skutecznego działania mającego na celu egzekwowanie od pracownika wypełniania obowiązków w tym zakresie. Z kolei po ujawnieniu przypadku naruszenia tajemnicy będzie można ewentualnie wyciągać skuteczne konsekwencje w postaci różnego rodzaju odpowiedzialności pracowniczej.
Wyjątkowym przepisem w tym zakresie jest art. 6726 kp. Wskazano w nim, że na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Oczywiście w praktyce bardzo istotnym elementem budowy systemu ochrony informacji objętych tajemnicą są szkolenia i bieżące przekazywanie wiedzy w tym zakresie pracownikom. Nawet najlepsze procedury okażą się bezużyteczne, jeżeli pracownicy nie będą mieli o nich wiedzy, albo gdy będą one bagatelizowane.
Cyfrowe sposoby przetwarzania informacji
We współczesnym środowisku pracy bardzo dużą rolę odgrywają cyfrowe sposoby przetwarzania informacji. Niektóre prace są wręcz wykonywane wyłącznie w przestrzeni wirtualnej. Tego rodzaju okoliczności powodują, że pracodawcy chcący zabezpieczyć swoje tajemnice powinni stosować odpowiednie narzędzia umożliwiające kontrolę aktywności w sieci internetowej pracownika. Wprowadzono nawet specjalistyczne pojęcie e-kontroli, by nazwać to zjawisko. Polega ona na wykorzystywaniu środków technicznych do kontroli wirtualnego stanowiska pracy pracownika, a jej zakres obejmuje weryfikację aktywności pracownika w internecie, nadzorowanie realizacji zadań oraz kontrolę procesu komunikacji prowadzonej przez pracownika z użyciem dostępnych narzędzi, takich jak komunikatory, czaty, poczta elektroniczna [3].
Należy zwrócić uwagę, że e-kontrola wykonywana na podstawie nowoczesnych rozwiązań technicznych może dotyczyć wdrożenia środków koniecznych dla zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego (w tym kontroli informacji wyprowadzanych na zewnątrz) oraz stosowania narzędzi ukierunkowanych na kontrolę zachowań pracownika w zakresie ilości i jakości wykonywanej przez niego pracy (czyli procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi). Kontrola aktywności pracownika w sieci może dotyczyć tylko sfery zawodowej, a nie prywatnej, co czasami nie jest prostym zadaniem. Pracodawca musi oczywiście pamiętać, że jego działania w zakresie sprawdzania aktywności pracownika w sieci powinny być proporcjonalne do realizacji zakładanego celu. Przeprowadzenie kontroli powinno być także jak najmniej uciążliwe dla pracownika. Równie istotne jest zastrzeżenie, że działania pracodawcy muszą mieć charakter jawny i pracownik musi zostać uprzedzony o takiej możliwości4. W przeciwnym razie pracodawca może mieć problemy z wykorzystaniem zgromadzonych informacji jako dowodów. Urząd Ochrony Danych Osobowych będzie mógł wysunąć ponadto uzasadnione zastrzeżenia, co w konsekwencji może doprowadzić do zastosowania odpowiednich sankcji [5].
Te i inne racje spowodowały, że od 2018 r. mamy w kodeksie pracy pewne specyficzne regulacje odnoszące się wprost do zasad stosowania monitoringu aktywności wirtualnej, które określają zasady ingerencji pracodawcy w pewną sferę prywatności pracownika. Były one bardzo potrzebne, bo wprowadziły pewne granice i pozwoliły na rozwiązanie spornych wcześniej zagadnień.
Na podstawie art. 223 kp każdy pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, ale także każdy inny monitoring (fonijny, nagrywania rozmów telefonicznych, aktywności pracownika w sieci internetowej). Celem tego rodzaju działań może być wyłącznie zapewnienie właściwej organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i sprawdzenie, czy pracownik we właściwy sposób użytkuje udostępnione narzędzia pracy. Zatem formalnie takie narzędzie kontroli nie może być używane do weryfikowania, czy pracownik nie ujawnia tajemnic służbowych. Jednak faktycznie tego rodzaju funkcja będzie również wypełniana, ponieważ w razie ujawnienia nieprawidłowego postępowania stanie się podstawą do wyciągania dalszych konsekwencji prawnych.
Warunkiem koniecznym do wprowadzenia opisywanego monitoringu jest ustalenie celu, zakresu oraz sposobu jego stosowania w układzie zbiorowym prawa pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu.
Ważny jest także obowiązek informacyjny, który musi spełnić pracodawca. Chodzi o konieczność wcześniejszego przekazania tego rodzaju informacji pracownikowi – z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem. W tym zakresie należy zachować formę pisemną. To sprawia, że każdy pracownik jest niejako wcześniej ostrzeżony, iż jego praca jest obserwowana, co dodatkowo wpływa na konieczność przestrzegania przez niego właściwych standardów pracy, w tym także ochrony tajemnic pracodawcy.
Umowa o zakazie konkurencji
Jeśli chodzi o pracodawców komercyjnych, kolejnym narzędziem nadzoru nad zachowaniem przez pracownika tajemnic jest zawarcie umowy o zakazie konkurencji. W przypadku pracowników sfery budżetowej tego rodzaju umowy nie są zawierane, ponieważ w poszczególnych pragmatykach służbowych istnieją ściśle uregulowane zasady podejmowania dodatkowego zatrudnienia.
W przypadku pracowników samorządowych zgodnie z art. 30 ustawy o pracownikach samorządowych żaden z nich nie może podejmować zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonują w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność oraz zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy. Takie rozwiązanie ma zabezpieczać przed wykorzystywaniem informacji, które mają charakter tajemnicy służbowej. Warto zwrócić uwagę na cechę charakterystyczną tego rozwiązania, jaką jest konieczność dokonania przez samego pracownika samorządowego oceny, czy jego ewentualna dodatkowa działalność nie będzie sprzeczna z obowiązkami ustawowymi.
Nieco inaczej ten problem został rozwiązany w służbie cywilnej oraz u pozostałych pracowników urzędów państwowych. W art. 19 ustawy o pracownikach urzędów państwowych wskazano, że urzędnik państwowy nie może podejmować dodatkowego zatrudnienia bez uzyskania uprzedniej zgody kierownika urzędu, w którym jest zatrudniony. Nie wolno mu także wykonywać zajęć, jakie pozostawałyby w sprzeczności z jego obowiązkami albo mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość lub interesowność.
Analogiczny zakaz sformułowano w ustawie o służbie cywilnej. Ustawodawca w art. 80 tej ustawy wskazał, że członkowi korpusu służby cywilnej nie wolno podejmować dodatkowego zatrudnienia bez pisemnej zgody dyrektora generalnego urzędu ani wykonywać czynności lub zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy lub podważających zaufanie do służby cywilnej.
Takie dosyć rygorystyczne rozwiązania faktycznie zastępują umowy o zakazie konkurencji podczas trwającego zatrudnienia. W zamierzeniu mają chronić informacje o charakterze niepublicznym.
Kary porządkowe i dyscyplinarne
Rozwiązaniem o charakterze sankcyjnym stosowanym w przypadku wykrycia faktu ujawnienia przez pracownika tajemnicy służbowej mają być kary porządkowe i dyscyplinarne.
Zasady stosowania kar porządkowych zostały określone w art. 108 i n. kp. Z tych przepisów wynika, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować karę upomnienia albo karę nagany. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od dowiedzenia się o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Może być zastosowana tylko po wcześniejszym wysłuchaniu pracownika.
Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Przy tak zarysowanych zasadach wymierzania kary porządkowej podkreślmy, że aby zarzucić pracownikowi naruszenie reguł dotyczących ochrony tajemnicy w urzędzie, należy na początku zapoznać pracownika z regułami właściwego postępowania z takimi informacjami. To zadaniem pracodawcy jest określenie reguł organizacji pracy, w tym tych dotyczących danych chronionych.
Kary porządkowe mogą być wymierzane wszystkim pracownikom samorządowym.
W odniesieniu do członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników zatrudnionych w urzędach państwowych w regulacjach ustawowych określono szczegółowo zasady postępowania dyscyplinarnego, które będą dotyczyły także przypadków naruszenia tajemnicy służbowej.
Skutkiem wymierzenia kary porządkowej albo kary dyscyplinarnej jest z reguły gorsza ocena okresowa, brak awansu, obniżenie lub utrata nagrody bądź premii. Oczywiście najsurowszą konsekwencją z punktu widzenia prawa pracy będzie rozwiązanie umowy o pracę, które może być skutkiem naruszenia zasad dotyczących ochrony tajemnicy służbowej. Rozwiązanie stosunku pracy, w zależności od stopnia winy pracownika i sposobu naruszenia obowiązków pracowniczych, może przybrać postać wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia. Pracownik urzędu ujawniający tajemnice służbowe osobom nieuprawnionym musi liczyć się z odpowiedzialnością karną.
Przypisy
- J. Iwulski, W. Sanetra, Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2013, s. 594.
- M. Gersdorf, K. Rączka, M. Raczkowski, Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2014, s. 696.
- M. Kuba, Prawne formy kontroli pracownika w miejscu pracy, Warszawa 2014, s. 310.
- Tamże, s. 312, 318 i n., 321 i 324.
- Działający na podstawie ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1781 ze zm.).
Autor
Olgierd Kucharski
ekspert prawa pracy, doktor nauk prawnych, adiunkt w Akademii Jana Długosza w Częstochowie
