Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń

Obowiązek używania systemu doręczeń elektronicznych oznacza ograniczenie korzystania z tradycyjnych listów poleconych w urzędach. To też pierwszy krok w kierunku wygaszania ePUAP-u jako platformy służącej do udostępniania formularzy elektronicznych.

Krajowy system doręczeń elektronicznych to z jednej strony system teleinformatyczny, w ramach którego funkcjonują publiczne i kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz baza adresówelektronicznych (dalej także: BAE). Z drugiej – regulacje prawne, zgodnie z którymi przesyłka elektronicznie wysłana z podmiotu publicznego do adresata i doręczona elektroniczne (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego; dalej także: PURDE) lub w postaci wydruku (publiczna usługa hybrydowa; dalej: PUH) jest odpowiednikiem dotychczasowego listu papierowego za potwierdzeniem odbioru.

Z punktu widzenia obywatela system popularnie nazywany już e-Doręczeniami umożliwia wysłanie wniosku, podania czy innego pisma urzędowego przez internet. Dzięki usłudze doręczeń elektronicznych podmioty publiczne, obywatele i przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpiecznego narzędzia zapewniającego dowody wysłania i otrzymania korespondencji.

W odróżnieniu od tradycyjnych form komunikacji e-Doręczenia eliminują konieczność fizycznego przekazywania dokumentów papierowych. Generowane są również powiadomienia e-mailowe informujące o tym, że przesyłka, np. z urzędu, wpłynęła na adres do doręczeń elektronicznych (dalej także: ADE).

Docelowo system e-Doręczeń zastąpi ePUAP w zakresie doręczania korespondencji między urzędami, sądami a przedsiębiorcami czy osobami fizycznymi. Obecnie trwają prace nad generatorem usług, za pomocą którego formularze elektroniczne mogłyby być przygotowane z myślą o udostępnieniu ich w aplikacji mObywatel. Nie zostały jeszcze sprecyzowane losy formularzy udostępnionych obecnie w ePUAP-ie.

Obowiązki administracji publicznej

Od 1 stycznia 2025 r. większość podmiotów publicznych zobowiązana jest do korzystania z e-Doręczeń. Oznacza to, że muszą mieć aktywny ADE służący zarówno do przyjmowania dokumentów elektronicznych przesłanych na ten adres, jak i doręczania dokumentów elektronicznych do podmiotów publicznych oraz niepublicznych, które taki adres posiadają. (Proces wdrożenia e-Doręczeń, w tym sposób uzyskania ADE, omówiliśmy w artykule „Nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach”, „IT w Administracji” 2024, nr 12).

Plan wprowadzenia e-Doręczeń zakłada kilka kluczowych dat. Podmioty, które od 1 stycznia 2025 r. są zobowiązane do wysyłania pism elektronicznych za pomocą PURDE lub PUH, a co za tym idzie – do rezygnacji z tradycyjnych listów poleconych (poza wyjątkowymi sytuacjami), a także do których należy przekazywać korespondencję elektroniczną wymagającą uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru, to:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
• organy władzy publicznej, inne niż wymienione wyżej (w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa) oraz jednostki budżetowe je obsługujące;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze;
• Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, uczelnie niepubliczne, federacja podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe instytucje kultury oraz inne państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.

Od 31 grudnia 2026 r. wspomniane wyżej obowiązki obejmą:

• Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencję Wywiadu,
• Służbę Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbę Wywiadu Wojskowego,
• Centralne Biuro Antykorupcyjne,
• Resort Obrony Narodowej.

Od 1 października 2029 r. do przepisów będą musiały się dostosować sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna – z zastrzeżeniem, iż komornicy już mogą wysyłać dokumenty za pomocą PURDE i PUH.

Z kolei jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe od 1 stycznia 2025 r. są zobowiązane do korzystania z PURDE, ale z PUH dopiero od 1 października 2029 r. Obecnie oznacza to, iż w przypadku braku możliwości doręczenia przesyłek poprzez PURDE mogą wysyłać je jako tradycyjne listy polecone.

Obowiązek stosowania e-Doręczeń w praktyce polega na weryfikacji w bazie adresów elektronicznych, czy adresat pisma urzędowego ma aktywny ADE. Jeżeli jest on widoczny w BAE, to jest to przesłanka wskazująca, iż doręczenie pisma musi nastąpić elektronicznie na ten adres.

W przypadku podmiotów publicznych, które dokumentują sprawy w systemie EZD (czyli pisma są przygotowywane i podpisywane elektronicznie w tym systemie) i używają PUH, wystarczy tylko raz sprawdzić, czy ADE znajduje się w BAE – przed wyborem sposobu wysyłki. Pismo bowiem, niezależnie od tego, czy zostanie wysłane za pomocą PURDE czy PUH, będzie podpisane elektronicznie w systemie EZD, a wynik wyszukiwania w BAE (jest adres / nie ma adresu) wymusi jedynie wybór odpowiedniego sposobu doręczenia pisma (PURDE albo PUH).

W przypadku podmiotów publicznych, które dokumentują sprawy tradycyjnie i dodatkowo nie stosują jeszcze PUH, należy dwukrotnie sprawdzić adres w BAE. Pierwszy raz: przed podpisaniem lub przekazaniem pisma do podpisu. Jeżeli bowiem adresat nie ma ADE, to dokument należy doręczyć listem poleconym. Wówczas pismo jest podpisywane odręcznie, pakowane do koperty i wysyłane pocztą tradycyjną. Drugi raz: w dniu wysyłki, przed jej nadaniem. Może się bowiem okazać, iż w czasie między podpisaniem pisma a przewidywaną datą jego nadania adresat aktywował ADE, co z kolei jest równoznaczne z żądaniem doręczenia na ten adres (art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych; tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1045).

Niestety omówione rozwiązanie prawne budzi już obecnie kontrowersje w przypadku podmiotów publicznych, które nie są jeszcze zobowiązane do stosowania PUH, czyli jednostek samorządu terytorialnego. W przypadku podmiotów stosujących zarówno PURDE, jak i PUH nie będzie tego kłopotu. Pismo bowiem w obu przypadkach zostanie przygotowane i podpisane elektronicznie, a jedynie w szczególnych przypadkach wysłane listem papierowym.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń

Większość podmiotów publicznych zobowiązana jest do przyjmowania korespondencji przesyłanej na ADE od 1 stycznia 2025 r. Od tego dnia podmioty te muszą udzielać odpowiedzi na adres do doręczeń elektronicznych. Wyjątki od tej zasady omówimy na łamach „IT w Administracji” w kolejnych wydaniach.

Poza podmiotami publicznymi obowiązek posiadania ADE wpisanego do bazy adresów elektronicznych i powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dotyczy również osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz przedsiębiorców.

Podmioty zobowiązane to:

• adwokat,
• radca prawny,
• doradca podatkowy,
• doradca restrukturyzacyjny,
• rzecznik patentowy,
• notariusz,
• podmiot niepubliczny wpisany do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców,
• podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej także: CEIDG).

Oczywiście wskazane wyżej osoby nie muszą zakładać adresu do doręczeń elektronicznych, jeśli nie wykonują zawodu. Ponadto obowiązek posiadania ADE nie dotyczy ich w przypadkach: zawieszenia prawa do jego wykonywania, zawieszenia w czynnościach zawodowych, zawieszenia w czynnościach służbowych, zawieszenia stosunku pracy lub zawieszenia praw wynikających z licencji.

Przepisy nie przewidują natomiast wyjątku w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej – taka osoba nadal ma obowiązek posiadania ADE. Adres do doręczeń elektronicznych wykreślany jest z bazy adresów elektronicznych, jeśli podmiot (publiczny lub niepubliczny) zostanie usunięty z Krajowego Rejestru Sądowego (dalej także: KRS). Ponadto ADE zostaje wykreślony w przypadku usunięcia podmiotu niepublicznego z CEIDG albo złożenia wniosku o wpis do CEIDG z informacją o niepodjęciu działalności gospodarczej.

Obowiązki przedsiębiorców

Przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych różnicują terminy wprowadzenia obowiązku stosowania systemu przez przedsiębiorców w zależności od tego, kiedy zostali wpisani do KRS-u lub bazy CEIDG.

Krajowy Rejestr Sądowy:

• przedsiębiorcy wpisani do KRS-u przed 1 stycznia 2025 r. są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych do 1 kwietnia 2025 r.;
• przedsiębiorcy wpisani do KRS-u od 1 stycznia 2025 r. są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od daty rejestracji.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej:

• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 r. są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych do 1 października 2026 r.;
• przedsiębiorcy wpisani do CEIDG od 1 stycznia 2025 r. są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od daty rejestracji;
• podmioty wpisane do CEIDG do dnia 31 grudnia 2024 r., składające w okresie od dnia 1 lipca 2025 r. do dnia 30 września 2026 r. wniosek o zmianę wpisu, są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od chwili wprowadzenia zmiany w CEIDG.

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych nie dotyczy osób fizycznych. Niemniej aktywacja ADE przez osobę fizyczną jest równoznaczna z żądaniem otrzymywania na ten adres wszelkich pism od podmiotów publicznych zobowiązanych do stosowania e-Doręczeń.

To istotna zmiana w porównaniu z np. postępowaniami administracyjnymi i podatkowymi prowadzonymi przed 1 stycznia 2025 r. Do tej pory bowiem pisma doręczano w tradycyjny sposób, a elektronicznie – wyłącznie w ściśle określonych przypadkach wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego czy Ordynacji podatkowej. Od 1 stycznia br. domyślnie stosowana jest zasada doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych. Doręczenia tradycyjne są możliwe tylko w sytuacjach wynikających z przepisów.

Integracja z systemami EZD

Nadal nie wprowadzono zapowiadanego obowiązku używania systemów klasy EZD w podmiotach publicznych, ale aby spełnić wymagania prawne dotyczące doręczeń elektronicznych, wdrożenie systemu EZD i jego integracja z systemem e-Doręczeń jest jednym z podstawowych wyzwań, szczególnie w przypadku większych podmiotów publicznych.

Podstawowe założenia integracji systemów EZD z e-Doręczeniami:

1. Wyszukiwanie adresów w bazie adresów elektronicznych
Systemy EZD powinny umożliwiać efektywne wyszukiwanie adresów elektronicznych osób fizycznych i podmiotów w BAE. Dotyczy to również automatycznego wyszukiwania dużej liczby adresatów (np. listy seryjne). Jednocześnie powinny zapewniać rozliczalność wyszukiwania.

2. Automatyzacja przygotowywania dokumentów
Systemy EZD powinny umożliwiać zapisywanie dokumentów w formacie PDF z odpowiednią nazwą wykluczającą znaki niedozwolone, zgodnie z wymaganiami PURDE i PUH.

3. Integracja z PURDE i PUH
Systemy EZD powinny umożliwiać bezpośrednie wysyłanie pism.

4. Pobieranie przesyłek i dowodów
Systemy EZD powinny umożliwiać automatyczne pobieranie przesyłek i dowodów w niezmienionej postaci oraz ich wizualizację (czyli przetworzenie z języka znaczników XML na czytelny dokument).

5. Usuwanie przesyłek z konta podmiotu
Systemy EZD powinny umożliwiać automatyczne usuwanie przesyłek pobranych z konta podmiotu publicznego.

6. Integracja z różnymi systemami dziedzinowymi
System EZD musi być kompatybilny z różnorodnymi systemami używanymi w jst, zapewniając jednolity obieg dokumentów i informacji.

Stan prac nad e-Doręczeniami

W ramach przygotowań do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych powołano przy Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego grupę roboczą ds. e-Doręczeń. Przedstawiciele samorządów (m.in. zrzeszonych w ramach Unii Metropolii Polskich, Związku Powiatów Polskich) prowadzą konsultacje z przedstawicielami Centralnego Ośrodka Informatyki i Ministerstwa Cyfryzacji, ale i proponują konkretne rozwiązania prawne i funkcjonalne dotyczące systemu e-Doręczeń.

Od 20 stycznia 2025 r. wdrożono poprawki w systemie e-Doręczeń, które zauważalnie podniosły jego wydajność. W styczniu przeprowadzono również spotkanie Centralnego Ośrodka Informatyki oraz Poczty Polskiej z integratorami, wyjaśniając zidentyfikowane problemy techniczne (m.in. stosowanie określonych metod UA API czy starszych wersji UA API).

Podczas pierwszych dwóch tygodni stycznia zidentyfikowano wiele problemów technicznych systemu e-Doręczeń:

• Problemy z logowaniem, timeouty – bardzo wolna reakcja systemu przy logowaniu, dostępie do danych, odświeżania danych.
• Opóźnienia pobierania i wysyłania przesyłek – pobieranie przesyłek z opóźnieniem, mimo iż na dowodzie otrzymania znajduje się data sprzed kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu godzin. Wysyłanie przesyłek po upływie wielu dni to poważne ryzyko dla terminowej realizacji obowiązków organów administracji publicznej.
• Brak przesyłek w skrzynce odbiorczej, brak zmiany statusów, niekompletne dowody doręczeń – przesyłki dostępne w folderze Wątki zamiast w folderze Odebrane, przesyłki z dowodami doręczeń, ale bez zmiany statusów, a także przesyłki niezawierające kompletu dowodów.

Dotychczasowe konsultacje doprowadziły do wystosowania postulatów zmian w systemie i jego otoczeniu oraz rozwiania wątpliwości prawnych. Oczekiwane poprawki to m.in.:

• Zajętość skrzynki doręczeniowej – wprowadzenie możliwości weryfikacji stopnia zapełnienia skrzynki podmiotu.
• Rozliczalność działań na skrzynkach – wprowadzenie logowania czynności wykonywanych na skrzynce przez poszczególnych użytkowników zatrudnionych w jednostce.
• Dostosowanie formularzy elektronicznych – konieczność inwentaryzacji formularzy elektronicznych i wzorów dokumentów w zakresie istniejących zgód czy rezygnacji z doręczeń elektronicznych.
• Integracja systemów e-pojazd, e-kierowca – konieczność prawidłowej integracji systemów PWPW i inwentaryzacji pozostałych systemów centralnych wymagających połączenia z e-Doręczeniami.
• Oświadczenia o zgodzie na e-Doręczenia – konieczność wyjaśnienia wątpliwości prawnych dotyczących obowiązywania zgód na komunikację elektroniczną udzielonych przed dniem 1 stycznia 2025 r.
• Pojęcie „okresu przejściowego” – konieczność interpretacji pojęcia „okresu przejściowego” oraz „przyczyn organizacyjnych” dających podstawę do rezygnacji ze stosowania PURDE i PUH.
• Dowody wyszukiwania w BAE – konieczność implementacji mechanizmu pozwalającego na pobranie lub weryfikację wyniku wyszukiwania w BAE.
• Weryfikacja podpisu przy PUH – operator wyznaczony powinien zostać zobligowany do dołączania do przesyłki informacji, iż dokument został sygnowany określonym rodzajem podpisu przez określoną osobę. z Wizualizacja dowodów dla PUH – konieczność wprowadzenia wizualizacji elektronicznego potwierdzenia odbioru, umożliwiającej dołączenie go do akt sprawy.
• Doręczanie do komorników – konieczność wyjaśnienia dopuszczalności doręczania przesyłek na ADE komorników. Zgodnie z interpretacją stosowaną przez komorników doręczanie elektroniczne ma w tym przypadku charakter jednokierunkowy, czyli komornik ma uprawnienia do przesyłania za pomocą PURDE/PUH, ale jednocześnie sam nie przyjmuje przesyłek elektronicznych.
• PESEL przy wnioskach – konieczność wprowadzenia obowiązku podawania identyfikatora PESEL przy każdym wniosku w ramach postępowania administracyjnego, podatkowego, aby dało się jednoznacznie zidentyfikować adresata w BAE.
• Plan na przyszłość generatora formularzy i formularzy ePUAP – konieczność wypracowania koncepcji „przeniesienia” formularzy udostępnionych na ePUAP do domeny gov.pl lub ich integracji z e-Doręczeniami.
• Cennik PURDE i PUH – postulat o zwiększenie nadzoru nad ustalaniem cennika usług operatora wyznaczonego z uwagi na wysokie opłaty za realizację doręczeń elektronicznych.

Jak zapowiedział operator wyznaczony, konieczne jest także wspólne ustalenie terminu wycofania starszych wersji interfejsu UA API, co powinno zminimalizować błędy integracyjne spowodowane korzystaniem z poprzednich wersji interfejsu. Prace te jednak nie zostaną podjęte wcześniej niż 1 kwietnia 2025 r., kiedy to duża liczba podmiotów niepublicznych (zarejestrowanych w KRS-ie) rozpocznie korzystanie z systemu doręczeń elektronicznych.

Samorządy postulują również właściwe komunikowanie informacji dotyczących przerw serwisowych i informacji o czasie ich trwania. Komunikaty te mają kluczowe znaczenie, również dowodowe, w przypadku braku możliwości doręczenia przesyłki za pomocą systemu e-Doręczeń. Lepsza komunikacja powinna dotyczyć także wprowadzania zmian w dokumentacji technicznej systemu e-Doręczeń. To bardzo istotne w związku z koniecznością przygotowania zmian w systemach po stronie samorządów (zarówno od strony harmonogramu, jak i finansów). Ważną kwestią jest również usprawnienie procesu rozliczania wysyłania przesyłek. Faktury wystawiane przez operatora wyznaczonego nie zawierają ani informacji umożliwiających weryfikację przesyłek i opłat, ani danych dotyczących systemu, z jakiego przesyłki zostały wysłane (w przypadku gdy z e-Doręczeniami zintegrowano więcej niż jeden system teleinformatyczny).

---

Autor