Trójstronne porozumienie, czyli porozumienie między pracodawcami (obecnym i przyszłym) oraz za zgodą przenoszonego pracownika, jest niezbędnym elementem w postępowaniu o przeniesienie pracownika samorządowego do pracy w innej jednostce. Warto zapoznać się z zasadami dotyczącymi przeniesienia zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, można na jego wniosek lub za jego zgodą przenieść do pracy w innej jednostce, w tej samej lub innej miejscowości, w każdym czasie, jeżeli nie narusza to ważnego interesu jednostki, która dotychczas zatrudniała pracownika samorządowego. Muszą za tym także przemawiać ważne potrzeby po stronie jednostki przejmującej. Jest to prawo uregulowane w art. 22 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. DzU z 2022 r., poz. 530 ze zm.; dalej: uops), zarezerwowane tylko dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zajmujących stanowiska urzędnicze bądź kierownicze stanowiska urzędnicze. Nie ma tu znaczenia czas trwania umowy o pracę. Przepis ten dotyczy zatem umów o pracę zawartych na czas określony i nieokreślony.

Z tej regulacji nie mogą skorzystać pracownicy zatrudnieni w samorządach na stanowiskach pomocniczych bądź obsługowych. W ich przypadku ewentualna zmiana pracodawcy musi się odbyć poprzez rozwiązanie stosunku pracy u danego pracodawcy za porozumieniem stron lub z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia w postaci oświadczenia jednej ze stron i nawiązania stosunku pracy u kolejnego pracodawcy.

Warunki przeniesienia

W świetle art. 22 uops przeniesienia pracownika samorządowego można dokonać pomiędzy urzędami różnych szczebli samorządu, tj. gmina – powiat – województwo, a nie tylko w obrębie jednego szczebla, np. gminy.

Przeniesienie nie może naruszać ważnego interesu jednostki dotychczas zatrudniającej. Muszą za nim przemawiać ważne potrzeby jednostki przejmującej.

Przeniesienie pracownika samorządowego ma charakter trwały. Pracownik zmieniający pracodawcę w trybie art. 22 uops nie otrzymuje nowej umowy o pracy. Treść dotychczas obowiązującej umowy o pracy może ulec pewnym modyfikacjom – na pewno w zakresie nazwy pracodawcy oraz miejsca świadczenia pracy. Zmianom mogą podlegać takie elementy umowy o pracę, jak:

• nazwa zajmowanego stanowiska;
• wysokość wynagrodzenia;
• zakres obowiązków.

Przeniesienie w ramach innej miejscowości, zwiększające chociażby koszty dojazdu pracownika do nowego miejsca pracy, nie gwarantuje z tego tytułu większego wynagrodzenia. Dopuszcza się, aby przeniesienie pracownika nastąpiło na niższe stanowisko od dotychczas zajmowanego z niższym wynagrodzeniem.

Potwierdzeniem tego jest wyrok Sądu Najwyższego z 27 czerwca 2013 r. (I PK 27/13). Sąd Najwyższy w orzeczeniu stwierdził, że przeniesiony do innej jednostki urzędnik nie zawsze ma zagwarantowane dotychczasowe warunki zatrudnienia. W analizowanej przez SN sprawie nastąpiła zmiana rodzaju umowy o pracę – z czasu nieokreślonego na czas określony. Sama inicjatywa przeniesienia pracownika może zostać zapoczątkowana przez każdą ze stron, tj. pracownika i pracodawcę. Należy jednak pamiętać o ustawowej przesłance dotyczącej nienaruszania interesu dotychczasowego pracodawcy oraz rzeczywistych potrzebach nowego pracodawcy.

Wniosek o przeniesienie

Jeśli z wnioskiem wystąpi pracownik, to on wskazuje jednostkę samorządową, do której chce być przeniesiony. Wniosek powinien mieć charakter pisemny i choć uzasadnienie nie jest wymagane, to zamieszczenie go we wniosku na pewno ułatwi aktualnemu i przyszłemu pracodawcy ocenę takiego wniosku i zapoznanie się z przesłankami, którymi pracownik się kieruje, wnioskując o takie przeniesienie. W praktyce, gdy pracownik występuje z wnioskiem o przeniesienie, z reguły podjął już wcześniej rozmowy na temat przeniesienia i wstępnie otrzymał taką zgodę.

Pracodawcy są ograniczeni treścią wniosku pracownika i nie mogą zmienić jego treści, wskazując inną jednostkę samorządu terytorialnego.

Obecny pracodawca nie jest jednak związany z przedmiotowym wnioskiem i nie ma żadnego obowiązku, aby przenieść pracownika. Dobrą praktyką jest, aby swoją decyzję przedstawił pracownikowi na piśmie, ale nie ma obowiązku uzasadniania swojej decyzji. Z kolei pracownik nie może żądać takiego uzasadnienia od pracodawcy.

W przypadku, w którym inicjatywa wychodzi od pracodawców, muszą oni przede wszystkim zwrócić się do pracownika o wyrażenie zgody na przeniesienie do nowej, wskazanej jednostki, na nowe stanowisko. Warunkiem przeniesienia pracownika samorządowego pomiędzy dwoma urzędami musi być konkretna potrzeba uzasadniona stanem faktycznym. Po stronie nowego pracodawcy takimi potrzebami mogą być zmiany organizacyjne, nowe zadania przejęte przez urząd czy długo nieobsadzony wakat na danym stanowisku. Nowy pracodawca musi wykazać, że przeniesienie pracownika jest konieczne i niezbędne, pamiętając jednocześnie, aby takie przeniesienie nie zakłóciło pracy u dotychczasowego pracodawcy, stawiając jako priorytet spójne i efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi w administracji samorządowej. Traktuje o tym uzasadnienie wyroku SN z 12 czerwca 2013 r. (I PK 2/13).

Ważnym aspektem przy podejmowaniu próby przeniesienia pracownika samorządowego z inicjatywy pracodawcy jest fakt, aby próba podjęcia przeniesienia nie była podyktowana chęcią „pozbycia się niechcianego pracownika”. Takie działanie nie wpisuje się w praktykę przeniesienia pracownika samorządowego w trybie art. 22 uops.

Trójstronne porozumienie

Niezbędnym elementem przeniesienia pracownika samorządowego jest zawarcie trójstronnego porozumienia pomiędzy obojgiem pracodawców, za zgodą przenoszonego pracownika. Tak jak wspomniano wcześniej, przy przeniesieniu pracownika nie zawiera się nowej umowy o pracę u nowego pracodawcy i nie kończy się stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy, dlatego nie wydaje się świadectwa pracy.

Porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcami stanowi dokument potwierdzający przeniesienie pracownika.

W praktyce negocjacje między pracodawcami są prowadzone bez udziału pracownika, przede wszystkim jeśli chodzi o datę przeniesienia. Jednak ostateczne uzgodnienia wymagają poinformowania pracownika o ewentualnych zmianach warunków jego umowy o pracy. Porozumienie obu pracodawców nie może bowiem zmieniać samodzielnie treści i stron istniejącego stosunku pracy. Jeśli pracownik zaakceptuje ustalenia, być może konieczne okaże się zawarcie u nowego pracodawcy porozumienia zmieniającego umowę o pracę, określającego nowe warunki pracy i płacy. Nie ma ustawowego obowiązku sporządzania treści porozumienia na piśmie, jednak w praktyce zaleca się, aby taką formę stosować, chociażby z uwagi na ewentualne spory oraz w celach dowodowych przy ewentualnych postępowaniach sądowych.

Wymienione elementy porozumienia są niezbędne w jego treści.

Niezbędna dokumentacja

Poza informacjami, które muszą znaleźć się w porozumieniu, są jeszcze inne dane dotyczące pracownika. Muszą być one przygotowane i przekazane nowemu pracodawcy, aby mógł on kontynuować u siebie zatrudnienie pracownika. Do tych danych należą m.in.:

• określenie wykorzystanego urlopu wypoczynkowego (zaległego i bieżącego, ewentualnie urlopu dodatkowego, tzw. rehabilitacyjnego, jeśli pracownik posiada do niego uprawnienie);
• liczba wypracowanych nadgodzin;
• informacja o świadczeniach z tytułu rodzicielstwa (jeśli pracownik korzystał w ostatnim czasie, a niewykorzystane części świadczenia mogą być jeszcze przyznane);
• wykorzystanie liczby dni lub godzin zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 kp;
• liczba dni wykorzystanego zwolnienia lekarskiego oraz opieki nad dzieckiem chorym bądź chorym członkiem rodziny;
• liczba dni wykorzystania pracy zdalnej okazjonalnej;
• wykorzystanie zwolnienia od pracy z uwagi na działanie siły wyższej.

Do grupy dokumentów niezbędnych do przekazania w drodze przeniesienia będą należały także dokumenty płacowe, na podstawie których dotychczasowy pracodawca rozliczał wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek chorobowy pracownika. Wszystkie te dane są konieczne do właściwego kontynuowania zatrudnienia przeniesionego pracownika i jego prawidłowego rozliczenia w ramach danego roku kalendarzowego.

Kontynuacji podlegają wstępne bądź okresowe badania lekarskie pracownika w zakresie medycyny pracy. Nie ma potrzeby, aby po przeniesieniu pracownika wysyłać go na wstępne badania. W przypadku przeniesienia pracownika samorządowego zmienia się jedynie podmiot zatrudniający. W tej sytuacji pracownik oraz zgłoszeni przez niego członkowie rodziny zostają wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych u dotychczasowego pracodawcy z ostatnim dniem świadczenia pracy i zarejestrowani z dniem kolejnym u nowego pracodawcy, zatem dochodzi do kontynuacji ubezpieczenia społecznego. Ponadto wszystkie zebrane u dotychczasowego pracodawcy oświadczenia pracownika, znajdujące się już w jego aktach osobowych, są aktualne na dzień przeniesienia. Nie ma konieczności ich ponownego wypełniania przez pracownika u nowego pracodawcy.

Jedynym świadczeniem, które w drodze zawartego porozumienia naliczane jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w nowej i dotychczasowej jednostce, jest prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, czyli tzw. trzynastka.

Kontynuacja zatrudnienia

W sytuacji przeniesienia pracownika samorządowego do innej jednostki, gdzie inicjatywa została podjęta przez pracodawcę, należy pamiętać, że takiemu pracownikowi nie należy się odprawa pieniężna związana z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Przeniesienie pracownika w drodze porozumienia pracodawców jest kontynuacją stosunku pracy, więc nie ma w tej sytuacji czynności wydania świadectwa pracy, która jest zamknięciem stosunku pracy. Stanowisko to potwierdza SN w wyroku z 11 czerwca 2013 r. (I PK 2/13), w którym czytamy, że:

przeniesienie pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym do pracy w innej jednostce samorządowej w drodze porozumienia pracodawców na podstawie art. 22 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych nie powoduje rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą dotychczasowym i nawiązania nowego stosunku pracy z jednostką, w której pracownik ma być zatrudniony.

Dotychczasowy pracodawca przekazuje akta osobowe pracownika do nowej jednostki. Rekomenduje się, aby takie przekazanie nastąpiło w protokole przekazania akt osobowych, w którym będą zawarte informacje o stanie akt osobowych danego pracownika oraz pozostałe informacje istotne w kontynuacji zatrudnienia przeniesionego pracownika. Sporządzenie i wydanie świadectwa pracy pracownikowi samorządowemu po przeniesieniu za cały okres świadczenia pracy u byłego i dotychczasowego pracodawcy nastąpi w momencie rozwiązania stosunku pracy przez pracownika lub pracodawcę, ale już u aktualnego pracodawcy. Z tego punktu widzenia bardzo istotne jest, aby nowy pracodawca dokonał wszystkich czynności i miał wszystkie niezbędne dane i informacje, które w przyszłości będą konieczne do zakończenia stosunku pracy i wydania świadectwa pracy pracownikowi.

W obszarze administracji samorządowej coraz częściej dochodzi do sytuacji, w których po wygranym konkursie na wolne stanowisko urzędnicze bądź kierownicze stanowisko urzędnicze podejmuje się próby przeniesienia pracownika w trybie art. 22 uops, jeśli pracownik ten jest zatrudniony w innej jednostce administracji samorządowej. Przytaczając zapis ustawy o pracownikach samorządowych oraz przesłanki do przeniesienia pracownika, taka sytuacja jest możliwa. Często pracownicy podchodzą do tego rozwiązania jako szybszej ścieżki zmiany pracodawcy, ponieważ zakładają, że proceduralnie takie porozumienie będzie prostsze w administracyjnym przygotowaniu i przekazaniu. W rzeczywistości tak jest, ale trzeba pamiętać o dwóch istotnych kwestiach w wyborze takiej drogi zmiany pracodawcy:

1. Obecny pracodawca nie musi się zgodzić na takie rozwiązanie, a nie ma rygoru uzasadnienia swojej decyzji.
2. W przeniesieniu w trybie art. 22 uops musi zostać spełniona przesłanka o nienaruszeniu interesów dotychczasowego pracodawcy.

Biorąc pod uwagę przytoczone kwestie, ścieżka zmiany pracodawcy zdecydowanie może ulec wydłużeniu i przekroczyć założony czas realizacji procedury przez pracownika oraz czas oczekiwania nowego pracodawcy na zatrudnienie nowej osoby. Wybór tego rozwiązania jest zasadny w momencie szybkiego i sprawnego porozumienia się obu pracodawców i uzgodnienia szybkiego terminu przeniesienia pracownika, krótszego niż ustawowy czas wypowiedzenia umowy o pracę.

Autor

Agnieszka Brejdak

wieloletni praktyk z zakresu prawa pracy, aktualnie dyrektor Departamentu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego