Szkolenie w czasie rzeczywistym
nie jest to uprzednio nagrany materiał
6 godzin wraz z przerwą
rozpoczynamy o godz. 9.00
Wydrukowany certyfikat
który wyślemy pocztą
Grupa do 25 osób
każdy będzie miał czas na zadawanie pytań
Możliwość zadawania pytań
i dyskusji z innymi uczestnikami
Dostępne na komputerze, tablecie i smartfonie
z dowolnego miejsca
Funkcjonowanie każdej jednostki sektora publicznego wiąże się z nieustannym przepływem informacji oraz wielu niezbędnych i ważnych (wymaganych prawem) dokumentów – zarówno przychodzących, jak i wychodzących. Jakość bieżącego działania jednostki w dużym stopniu zależy od odpowiedniego, sprawnego prowadzenia sekretariatu (kancelarii) – jest to przecież miejsce, przez które powinna „przechodzić” każda istotna informacja, przesyłka i/lub dokument w jednostce. Działanie sekretariatu (kancelarii) wpływa też niewątpliwie na zewnętrzny wizerunek jednostki – jako prowadzonej w sposób uporządkowany i kontrolowany bądź chaotyczny.
Sprawne funkcjonowanie sekretariatu (kancelarii) jest efektem zarówno umiejętnego planowania własnej pracy i czasu przez pracowników, jak i posiadania przez nich odpowiedniej specjalistycznej wiedzy w zakresie jego prowadzenia. Podczas szkolenia prowadzący szczegółowo i konkretnie przedstawi zagadnienia składające się na efektywne prowadzenie sekretariatu (kancelarii) – obejmujące m.in. obieg dokumentów, tworzenie i przechowywanie akt, systemy kancelaryjne itd.
Szkolenie adresowane jest do osób odpowiedzialnych za prowadzenie i sprawne funkcjonowanie sekretariatu (kancelarii) oraz osób odpowiedzialnych za gromadzenie i przechowywanie akt spraw bieżących oraz akt spraw załatwionych i przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt w jednostce sektora publicznego.
1. Sekretariat w strukturze organizacyjnej instytucji.
2. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje.
3. Redagowanie pism.
4. Organizacja obiegu pism.
5. Instrukcja kancelaryjna.
6. System bezdziennikowy:
a. rzeczowy wykaz akt,
b. kategorie archiwalne dokumentacji,
c. spis spraw,
d. znak sprawy,
e. metryki sprawy.
7. Czynności kancelaryjne sekretariatu.
8. Przyjmowanie korespondencji w systemie tradycyjnym:
a. przyjmowanie, otwieranie, kontrola zawartości, przesyłek papierowych,
b. czynności przy wpływach: przekazanych pocztą elektroniczną, elektroniczną skrzynką podawczą (ESP), e-PUAP i na informatycznym nośniku danych,
c. rejestrowanie przesyłek.
9. Przekazywanie wpływów do załatwienia, załatwianie spraw.
10. Wysyłanie korespondencji.
11. Dokumentowanie załatwianie spraw ustnie i obieg wewnętrzny dokumentów.
12. Gromadzenie i przechowywanie akt spraw bieżących i akt spraw załatwionych.
13. Tryb przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt.
14. Postępowanie z dokumentacją osobową i techniczną.
15. Udostępnianie dokumentacji z archiwum zakładowego/składnicy akt.
16. Udział komórki organizacyjnej w brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.
17. Czynności kancelaryjne w systemie EZD.
18. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.
