cena promocyjna do 11.05.2026 Szkolenie w czasie rzeczywistym
nie jest to uprzednio nagrany materiał
6 godzin wraz z przerwą
rozpoczynamy o godz. 9.00
Wydrukowany certyfikat
który wyślemy pocztą
Grupa do 25 osób
każdy będzie miał czas na zadawanie pytań
Możliwość zadawania pytań
i dyskusji z innymi uczestnikami
Dostępne na komputerze, tablecie i smartfonie
z dowolnego miejsca
Na szkoleniu zostaną przedstawione zasady prawidłowej archiwizacji dokumentacji elektronicznej w EZD PUW, od klasyfikacji i opisu spraw oraz dokumentów, poprzez zapewnienie kompletności akt i przygotowanie ich do przekazania, aż po archiwizację, brakowanie oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum.
Prawidłowa archiwizacja dokumentacji elektronicznej w systemie EZD PUW ma dziś istotne znaczenie dla codziennej pracy jednostek publicznych, ponieważ łączy wymagania kancelaryjne, archiwalne i techniczne. Błędy w klasyfikacji, opisie metadanych czy kompletowaniu akt mogą skutkować trudnościami dowodowymi, problemami organizacyjnymi oraz zastrzeżeniami na etapie kontroli, archiwizacji lub przekazywania materiałów archiwalnych. Dodatkowym wyzwaniem pozostaje właściwe postępowanie z naturalnym dokumentem elektronicznym, podpisami, akceptacjami i różnymi formami utrwalenia przebiegu sprawy.
W trakcie szkolenia omówione zostaną podstawy archiwizacji dokumentacji elektronicznej, zasady prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji akt oraz dobre praktyki dotyczące metadanych i kompletności dokumentacji. Przedstawione zostaną także zadania referenta i archiwisty na etapie przygotowania spraw do archiwizacji oraz obsługa procesu przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego w module „Archiwum”. Uzupełnieniem programu będzie omówienie przekazywania materiałów archiwalnych kategorii A do archiwum państwowego, w tym paczki archiwalnej i integracji z systemem ADE. Całość zamknie zagadnienie brakowania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW.
Szkolenie skierowane jest do sekretarzy jednostek, kierowników działów i kancelarii, koordynatorów EZD i EOD, archiwistów, audytorów wewnętrznych oraz osób odpowiedzialnych za jakość i ciągłość działania.
1. Wprowadzenie do archiwizacji dokumentacji elektronicznej:
a. „Po co ta cała archiwizacja?” – przedstawienie założeń i filozofii stojącymi za koniecznością archiwizowania dokumentacji;
b. omówienie podstawowych pojęć, w szczególności:
i. klasyfikacja,
ii. kwalifikacja,
iii. jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA),
iv. sprawa,
v. dokumentacja nietworząca akt sprawy,
vi. metadane;
c. prawidłowa klasyfikacja akt jako element niezbędny dla poprawnej archiwizacji;
d. zasady doboru symboli z JRWA do dokumentacji;
e. kierunek zmiany narzędzi pracy na rzecz optymalizacji archiwizacji;
f. naturalny dokument elektroniczny:
i. mail,
ii. ePUAP,
iii. eDoręczenia,
iv. pismo sygnowane podpisem kwalifikowanym bądź zaakceptowane.
2. Dobre praktyki w codziennej pracy jako fundament archiwizacji:
a. metadane – znaczenie, poprawność i kompletność;
b. metadane – zasady nazewnictwa spraw i dokumentów;
c. metadane obowiązkowe i opcjonalne – omówienie zasad stosowania;
d. kompletność akt – podstawowe założenia;
e. kompletność akt – akceptacje dokumentów i odzwierciedlenie etapów załatwiania sprawy;
f. kompletność akt – podpis elektroniczny i jego weryfikacja;
g. kompletność akt – zachowanie pierwotnej postaci dokumentu elektronicznego;
h. kompletność akt – notatki i opinie robocze („żółte karteczki”) – znaczenie i zasady postępowania;
i. kompletność akt – archiwa w formatach .zip, .7z, .rar – zasady postępowania;
j. kompletność akt – funkcja wysyłki korespondencji e-mail z EZD PUW – omówienie;
k. archiwizacja odejściowa;
l. niestandardowe rozwiązanie zwiększające płynność procesu archiwizacji.
3. Przygotowanie dokumentacji do archiwizacji:
a. kontrola dokumentacji elektronicznej w EZD PUW, dla której upłynął termin przekazania do archiwum;
b. przekazanie kierownikom komórek organizacyjnych wyników kontroli;
c. opracowanie harmonogramu przekazywania dokumentacji elektronicznej do archiwum;
d. weryfikacja zakończonych spraw i zbiorów dokumentacji nietworzącej akt sprawy pod kątem poprawności archiwalnej oraz wprowadzanie niezbędnych korekt.
4. Archiwizacja dokumentacji w EZD PUW:
a. moduł „Archiwum” – omówienie funkcjonalności;
b. oznaczanie dokumentacji elektronicznej do archiwizacji, w szczególności wybór roczników i klas;
c. weryfikacja przekazywanej dokumentacji;
d. wskazywanie błędów i zwrot dokumentacji do poprawy;
e. przyjmowanie dokumentacji na stan archiwum zakładowego;
f. przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego za pośrednictwem „Spisu spraw” oraz „Spisu dokumentacji nietworzącej akt sprawy”;
g. wprowadzanie poprawek po otrzymaniu zastrzeżeń od archiwisty;
h. weryfikacja przyjęcia dokumentacji na stan archiwum zakładowego;
i. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego;
j. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (kat. A);
k. najważniejsze kwestie podlegające ocenie nadzoru archiwalnego podczas walidacji merytorycznej materiałów archiwalnych kategorii A;
l. założenia integracji EZD PUW z systemem ADE;
m. konstrukcja i struktura paczki archiwalnej;
n. generowanie paczki archiwalnej;
o. weryfikacja paczki archiwalnej;
p. omówienie narzędzia do walidacji technicznej udostępnionego przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;
q. przekazywanie paczki archiwalnej poprzez integrację z systemem ADE.
5. Brakowanie dokumentacji elektronicznej w EZD PUW. Omówienie dedykowanego modułu.
6. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.