cena promocyjna do 08.01.2026 Szkolenie w czasie rzeczywistym
nie jest to uprzednio nagrany materiał
6 godzin wraz z przerwą
rozpoczynamy o godz. 9.00
Wydrukowany certyfikat
który wyślemy pocztą
Grupa do 25 osób
każdy będzie miał czas na zadawanie pytań
Możliwość zadawania pytań
i dyskusji z innymi uczestnikami
Dostępne na komputerze, tablecie i smartfonie
z dowolnego miejsca
W większości urzędów system EZD działa, ale nikt nie sprawdza, jak. To szkolenie daje liderom i zespołom narzędzia do samokontroli – zanim zrobi to audyt zewnętrzny.
Celem szkolenia jest pokazanie jak krok po kroku sprawdzić czy elektroniczny obieg dokumentów działa efektywnie, czy procedury są realne, a nie tylko „na papierze”, i jak usprawnić procesy, zanim pojawią się błędy, zaległości lub chaos komunikacyjny.
W trakcie szkolenia uczestnicy nauczą się diagnozować słabe punkty obiegu dokumentów, analizować przepływy informacji w jednostce, oceniać zgodność procedur z praktyką, projektować działania naprawcze i usprawniające oraz prowadzić prosty audyt EZD/EOD u siebie w urzędzie.
Uczestnicy otrzymają gotowy model audytu wewnętrznego obiegu dokumentów, poznają praktyczne metody diagnozowania problemów w przepływie informacji, nauczą się rozpoznawać „punkty ryzyka” w systemie, zrozumieją, jak usprawniać procesy bez oporu ludzi oraz zbudują zespół, który potrafi sam naprawiać błędy w systemie.
Szkolenie skierowane jest do sekretarzy jednostek, kierowników działów i kancelarii, koordynatorów EZD i EOD, archiwistów, audytorów wewnętrznych oraz osób odpowiedzialnych za jakość i ciągłość działania.
1. Czym jest audyt obiegu dokumentów
a. po co robić audyt wewnętrzny i jak uniknąć „strachu przed kontrolą”;
b. różnica między kontrolą, ewaluacją i audytem procesowym;
c. 5 kluczowych obszarów analizy:
i. ludzie;
ii. procedury;
iii. system;
iv. czas;
v. ryzyka.
2. Diagnoza przepływu dokumentów
a. jak rozpoznać, gdzie „zawiesza się” proces;
b. analiza punktów styku między wydziałami;
c. wąskie gardła, duplikacje, błędy metadanych;
d. narzędzie: ścieżka dokumentu – jak prześledzić rzeczywisty obieg sprawy.
3. Procedury a praktyka – czy rzeczywiście się spinają:
a. jak weryfikować, czy instrukcja kancelaryjna odpowiada rzeczywistości;
b. dokumenty nieewidencjonowane – cicha luka w systemie;
c. ocena JRWA i schematu dekretacji – prosty test spójności.
4. Audyt kompetencji i odpowiedzialności:
a. kto naprawdę odpowiada za co w obiegu dokumentów;
b. jak szkolić i przypominać o roli użytkownika;
c. psychologiczne źródła błędów:
i. stres;
ii. pośpiech;
iii. brak sensu.
5. Jak przeprowadzić audyt krok po kroku.
6. Komunikacja po audycie:
a. jak rozmawiać z kierownictwem o wynikach bez „grania winnych”;
b. jak raportować wnioski i rekomendacje w sposób konstruktywny;
c. tworzenie kultury „uczenia się na błędach”.
7. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.