cena promocyjna do 21.07.2026 Szkolenie w czasie rzeczywistym
nie jest to uprzednio nagrany materiał
6 godzin wraz z przerwą
rozpoczynamy o godz. 9.00
Wydrukowany certyfikat
który wyślemy pocztą
Grupa do 25 osób
każdy będzie miał czas na zadawanie pytań
Możliwość zadawania pytań
i dyskusji z innymi uczestnikami
Dostępne na komputerze, tablecie i smartfonie
z dowolnego miejsca
Na szkoleniu zostaną przedstawione zasady prawidłowego prowadzenia dokumentacji w EZD PUW, od podstaw prawnych i wyboru systemu kancelaryjnego, poprzez rejestrację wpływów, dekretację i prowadzenie spraw, aż po wysyłkę korespondencji, zakończenie sprawy i wykorzystanie funkcji usprawniających pracę.
Prawidłowe stosowanie Instrukcji Kancelaryjnej i systemu EZD PUW ma bezpośrednie znaczenie dla zgodnego z prawem obiegu dokumentów, właściwego prowadzenia spraw oraz bezpieczeństwa dokumentacji. Błędy w rejestracji wpływów, dekretacji, doborze klasy JRWA czy zakańczaniu spraw mogą prowadzić do nieporządku kancelaryjnego, utrudnień dowodowych i ryzyk organizacyjnych.
Szkolenie obejmuje zasady wyboru systemu kancelaryjnego, podstawy prawne postępowania z dokumentacją oraz praktyczny obieg spraw w EZD PUW. Omówione zostaną czynności od wpływu przesyłki, przez rejestrację, skanowanie, uzupełnianie metadanych i dekretację, po prowadzenie spraw, przygotowanie korespondencji, stosowanie funkcji systemowych oraz zakończenie sprawy.
Szkolenie skierowane jest do sekretarzy jednostek, kierowników działów i kancelarii, koordynatorów EZD i EOD, archiwistów, audytorów wewnętrznych oraz osób odpowiedzialnych za jakość i ciągłość działania.
1. System EZD PUW jako narzędzie realizacji zapisów Instrukcji Kancelaryjnej:
a. przedstawienie podstaw prawnych dla postępowania z dokumentacją:
i. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
ii. akty niższego rzędu – w zależności od danej jednostki organizacyjnej, w tym zarządzenie kierownika podmiotu o wyborze systemu kancelaryjnego.
b. omówienie, co reguluje Instrukcja Kancelaryjna;
c. wskazanie pozytywnych następstw przestrzegania przepisów kancelaryjnych oraz negatywnych skutków nieprzestrzegania.
2. Wybór systemu kancelaryjnego dla jednostki organizacyjnej – przedstawienie zalet i wad poszczególnych rozwiązań:
a. system papierowy ze wskazaniem wyjątków w EZD;
b. system EZD ze wskazaniem wyjątków w papierze;
c. system EZD całościowo – bez wskazania wyjątków w papierze;
d. zasugerowanie jednej z ww. opcji w zależności od specyfiki danego podmiotu.
3. Obieg dokumentów w systemie EZD począwszy od wpływu aż po zakończenie sprawy:
a. rejestracja wpływów:
i. omówienie definicji wpływu – rozróżnienie przesyłki zewnętrznej od dokumentu wewnętrznego;
ii. moduł „Kancelaria” – „Kod kreskowy” – nadanie nr RPW, wygenerowanie naklejek na przesyłki;
iii. skanowanie, w tym załadowanie odwzorowanie zawartości przesyłek do EZD poprzez aplikację Skan+;
iv. uzupełnianie metadanych wpływów, w tym udzielenie informacji o możliwym do realizacji w jednostce podziale obowiązków w zakresie uzupełniania ww.
b. wprowadzenie pojęcia i przedstawienie funkcji rejestracji dokumentów w składzie chronologicznym.
c. dekretacja przesyłek wpływających:
i. przedstawienie sposobu wykonywania dekretacji, tj. funkcja „Przekaż”;
ii. poinformowanie, że dekretacji dokonuje kierownik podmiotu bądź osoba upoważniona;
iii. poinformowanie, że dekretacji kierownik podmiotu/osoba upoważniona dokonuje do kierownika komórki organizacyjnej.
d. pracownik merytoryczny – postępowanie z przesyłką wpływającą:
i. założenie sprawy, w tym ogólne omówienie pojęcia JRWA oraz wyjaśnienie dot. zasad prawidłowego doboru klas z wykazu;
ii. włączenie do akt istniejącej sprawy – funkcja „Powiąż”;
iii. nadanie statusu dokumentacji nietworzącej akt sprawy, w tym wyjaśnienie pojęcia wraz z przykładami.
e. pracownik merytoryczny- prowadzenie spraw, w tym uczulenie na obowiązek uzupełniania metadanych oraz nadawania zwięzłych i rzeczowych tytułów dokumentom i samej sprawie:
i. włączanie notatek do akt spraw – rozróżnienie w funkcjach systemu pomiędzy notatką służbową a notatką w formie tzw. żółtej kartki;
ii. włączanie do akt spraw e-maili przychodzących i wychodzących poprzez funkcję przeciągania do systemu EZD z klienta pocztowego;
iii. omówienie rozróżnienia e-maili z indywidualnych skrzynek, tj. istotne dla sprawy – rejestracja w RPW, robocze znaczenie dla sprawy – jedynie włącznie do akt;
iv. tworzenie pism na podpis elektroniczny z użyciem zdefiniowanych szablonów, w tym ich edycja bezpośrednio w systemie EZD;
v. akceptowanie i przekazywanie pism do akceptacji i podpisu przełożonym poprzez funkcję „Przekaż”;
vi. przygotowanie i wysyłka korespondencji ePUAP z poziomu sprawy w systemie EZD;
vii. przygotowanie i wysyłka korespondencji tradycyjnej z poziomu sprawy w systemie EZD;
viii. informacja dot. obowiązku zakańczania spraw, w momencie, gdy zostały zrealizowane czynności służbowe. Wskazanie możliwości wznawiania spraw w razie wystąpienia potrzeby.
4. Omówienie i rozróżnienie podstawowych funkcji systemu EZD PUW w zakresie obiegu dokumentów – pod względem ich prawidłowego zastosowania.
a. „Przekaż”;
b. „Udostępnij”;
c. „Kopia wewnętrzna”/”Kopia hurtowa”.
5. Omówienie przydatnych, praktycznych funkcji systemu EZD PUW, usprawniających pracę:
a. wyszukiwanie;
b. zastępstwa;
c. etykiety;
d. powiadomienia;
e. przypomnienia;
f. Spis spraw/Spis niestanowiących akt sprawy.
6. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.